６．開催までのカウントダウン

やるべき事柄はうんざりする程多いです。頑張りましょう！（^_^;）

告知が上手くいっていれば、チラシ請求・企業からの参加問い合わせ･パンフへのCM掲載希望…などなど、色々な手紙が来ます。
どの場合も、とにかく返事はなるべく早く出すように心掛けます。相手は、友達になりたくて手紙をくれた訳ではなく、用事があって手紙をくれたのです。返信が遅れた事をお詫びする丁寧な手紙が添えてあるよりも、早く返信をする方が、きっと相手は喜んでくれます。
でも、一筆つけてある方が、好感を持たれると思いますよ。（苦笑）

会場予約の際に『会場全体図』を入手し、実際に同縮尺の机を書き込んでみれば、大体の予想が立てられます。サークル数の増減に備えて、幾つかの案を出しておきましょう。机を並べる向きを変えるだけで、収容サークル数が大きく変わる事も珍しくありません。
コスプレゾーンは、外から直接見えない場所に配置するのが理想です。ジロジロ見られるのは嫌なものですし、会場側の心情も悪くなると思います。露出系コスプレイヤーさんを風俗の客引きと勘違いした外国人が、イベント帰りにそのコスプレイヤーさんの後をつけていき、騒ぎになった…なんて事も聞いた事があります。
ちなみに、一般的な机のサイズは45cm×180cmです。

イベント２〜３週間前はとてつもなく忙しい時期なので、参加証・入場券は、早い段階で用意しておくと楽です。入場券はハサミなしで切れるor１枚ずつになっているものにするのが、スムーズなサークル入場のコツです。サークル入場口でのもたつきがなくなり、本当に全然違います。
さらに、サークル参加証を発送の際にサークル配置図・タイムテーブル・最重要注意事項を同封しておくと、当日の混雑が防げます。